Privacy Protocol  Howeko Laarbeek

 

Dit privacy protocol is opgesteld in het Kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming AVG.
Het protocol geeft aan welke persoonlijke gegevens Howeko over zijn vrijwilligers en bezoekers  vastlegt en waar ze die voor gebruikt
Verder geeft het protocol aan op welke manier en hoe lang de gegevens bewaard worden.
Howeko heeft geen functionaris gegevensbescherming. Het bestuur is verantwoordelijk voor de bescherming van de persoonsgegevens en ziet toe op een correcte naleving van hetgeen hierover in dit protocol is vastgesteld.
Het doel van Howeko is een zinvolle tijdsbesteding te bieden aan mensen uit Laarbeek die niet meer aan het arbeidsproces deelnemen. Howeko wil dat doel graag inzetten om cohesie tussen inwoners uit Laarbeek te bevorderen en de eenzaamheid te bestrijden.
De registratie van persoonsgegevens moet altijd uit het doel voortvloeien. De persoonlijke gegevens die Howeko vastlegt, worden nimmer aan derden verstrekt.  In het kader van de subsidierelatie met de gemeente worden alleen gegevens van het bestuur verstrekt alsmede aantallen bezoekers.
Howeko kent in het kader van de AVG twee verschillende groepen;

  • - Vrijwilligers: dat zijn de mensen die zich aan Howeko verbonden hebben om te ondersteunen bij de uitvoering van de doelstelling. Van deze personen worden de naam, adresgegevens, geboortedag en maand, telefoonnummer, e-mailadres en functie binnen Howeko geregistreerd. Deze registratie geschiedt door de secretaris in een Excel lijst  en wordt elk half jaar bijgewerkt. Vanuit deze registratie wordt een bereikbaarheidslijst, naam, adres, telefoonnummer uitgedraaid van de vrijwilligers die op dat moment actief in dienst zijn. Deze lijst is voor vrijwilligers toegankelijk.

Het emailadres wordt gebruikt voor contacten van bestuurlijke aard zoals het uitschrijven van vergaderingen en bericht van het bestuur.
De penningmeester kan gegevens uit de registratie gebruiken indien dat noodzakelijk is voor zijn boekhouding.

  • - Deelnemers, de mensen die Howeko bezoeken om deel te nemen aan de activiteiten of voor sociaal contact. Zij mogen hun adres gegevens verstrekken aan de begeleider van de groep waaraan zij deelnemen. Het verstrekken van die gegevens is uiteraard vrijwillig.

Het doel van de gegevens is om de begeleider in staat te stellen bij calamiteiten de deelnemer te bereiken. Als een deelnemers, buiten verwachting, niet of niet meer verschijnt kan de begeleider contact opnemen om betrokkenheid te vergroten. Als een deelnemer aangeeft niet meer bij de activiteit betrokken te zijn, of kenbaar maakt zijn gegevens te willen verwijderen, worden de gegevens door de begeleider van de lijst verwijderd.
De gegevens zijn naast de begeleider ook voor de secretaris van het bestuur ter inzage.
Het bestuur ziet toe op een correcte werkwijze van de begeleiders.
Voor alle gegevens die Howeko vastlegt, geldt dat ze worden verwijderd zodra een vrijwilliger of bezoeker langer dan 3 jaar geen relatie meer met Howeko heeft.
Tijdens de jaarvergadering met de vrijwilligers maakt het bestuur melding van schendingen van dit protocol ook als er geen schendingen zijn geweest maakt ze daar melding van. Deze melding wordt opgenomen in het jaarverslag naar de gemeente Laarbeek in het kader van de subsidieverstrekking.

 

Dit protocol is vastgesteld in de bestuursvergadering van 27 juni 2018